Reuniões por Skype? Eis as melhores dicas para que sejam um sucesso

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Teletrabalho. A nova (ou melhorada) palavra que pode muito bem marcar estes primeiros meses do ano de 2020. E com o teletrabalho forçado vêm as mil e uma chamadas e videochamadas associadas. Ora com o chefe, ora com os colegas. É um sem número de reuniões marcadas diariamente e há regras que podem facilitar o seu sucesso.

Para além de serem uma constante inegável, as videochamadas tornam-se mesmo imprescindíveis – há assuntos que têm mesmo de ser tratados e há que evitar deslocações desnecessárias. Umas das grandes vantagens e facilidades da Internet é, precisamente, unir as pessoas, mesmo que estas estejam longe umas das outras.

Tem uma reunião importante e quer garantir que tudo corre bem? Então preste atenção a estas nove dicas imprescindíveis:

Confira os aspetos técnicos

Quando falamos de aspetos técnicos, falamos de pormenores que podem comprometer, por exemplo, a qualidade da sua chamada. Verifique que tem a versão atualizada do Skype, assegure que a câmara e o microfone estão a funcionar bem e confira se o seu computador está devidamente ligado à Internet e é capaz de assegurar a qualidade da chamada. Feche o resto das ferramentas que tem abertas, como outras redes sociais que possam enviar notificações e desconcentrá-la no seu discurso. Isto fará com que se sinta mais segura.

Estude o plano da câmara

Sejamos sinceras: toda a gente já está farta de ver queixos ou testas nos diretos dos telejornais ou nas videochamadas com os colegas. Certifique-se que a sua câmara está bem posicionada. O ideal é que pareça que está a falar olhos nos olhos do seu interlocutor, pelo que deverá ter a câmara nessa mesma posição – na linha do olhar. Se for preciso, coloque livros por baixo do seu ecrã, para que fique num nível mais elevado. Pode também, caso seja possível, manusear a altura da sua cadeira. Recorde-se: olhe para a câmara e não para si mesma. O ideal será que se note a sua face e apenas a parte superior do peito (o equivalente a dois botões de camisa).

Escolha um bom plano de fundo

O plano de fundo também é importante numa videochamada, sendo que a melhor opção será escolher um fundo neutro, como uma parede branca ou clara, sem muita informação. Se apenas conseguir estar num local com, por exemplo, uma estante, faça de forma a tirar o máximo de objetos indispensáveis, para que esse fundo não lhe roube o protagonismo. Retire bonecos, estátuas ou objetos decorativos excessivos. Opte por apenas deixar uns quantos livros e, por exemplo, uma planta.

Controle ruídos externos ou visitas inesperadas

Claro que há aspetos impossíveis de controlar, mas existem alguns ruídos externos que conseguimos evitar, tais como o volume do telemóvel. Opte também por fechar janelas, de forma a evitar que se oiça tanto alguns barulhos que possam vir da rua. Se estiver com mais pessoas em casa, informe-as que irá fazer uma chamada importante para que se evite coisas como colocar a televisão muito alta ou usar eletrodomésticos mais barulhentos. Para evitar visitas inesperadas, como crianças ou animais de estimação, feche a porta do local onde se encontra a fazer a videochamada.

Cuide da iluminação

A iluminação é outro ponto bastante importante, até porque não vai querer estar a falar e não ser visto pela outra parte. Não coloque a fonte de luz atrás de si, mas sim à frente, de forma a iluminar perfeitamente o rosto e evitar sombras de cada vez que se mexe. Se tiver a oportunidade de luz natural, coloque-se para que essa mesma luz esteja à sua frente – não atrás.

Corrija a postura

Ainda que esteja em casa, não se esqueça que está numa reunião de trabalho (seja ela mais ou menos importante), por isso, corrija a sua postura e mostre confiança e profissionalismo. Não se coloque “demasiado à vontade”. Evite tapar a cara com as mãos, ou colocar a mão no queixo.

Cuide da sua imagem

A imagem continua a ser fundamental – não vá de pijama para uma reunião de trabalho. Arranje-se. Coloque um pouco de maquilhagem (saiba exatamente que produtos não lhe devem faltar) e arranje também o seu cabelo, optando por um penteado que a favoreça. Quanto à roupa, e que tal inspirar-se na rainha do teletrabalho, Carrie Bradshaw, para arrasar na escolha? Recorde-se que deve evitar grandes padrões ou acessórios que lhe roubem a atenção.

Jogue com pontos mortos da câmara

Se precisa de ter algumas mnemónicas para coisas importantes que tem de dizer e não se quer esquecer, aproveite pontos mortos da câmara para colar alguns post-its, evitando que fique a olhar para papéis e mantenha sempre o contacto com os seus interlocutores.