“Espero que se encontre bem”: a nova frase a evitar nos e-mails

Em plena altura de pandemia da Covid-19 e do teletrabalho, nem sempre se torna fácil enviar e-mail profissionais que sejam, ao mesmo tempo, rigorosos e gentis. A nível profissional, é necessário que a missiva continue num discurso formal, ainda que seja vantajosa ser também cordial, sem ser demasiado familiar.

Quem o diz é Sylvie Azoulay-Bismuth, formadora e especialista em escritas profissionais, à revista francesa Madame. Nesta altura em que os tempos estão mais difíceis, muitos são os patrões que não estão a saber lidar da melhor forma com os seus discursos para com os seus trabalhadores. “É necessário estar atento enquanto profissional, sendo por isso gentil sem ser demasiado familiar, o que nem sempre é fácil de escrever, especialmente nesta altura”, explica a especialista.

Segundo a editora, os acontecimentos incontornáveis de tudo o que aconteceu no mundo após o inicio do confinamento e da epidemia, faz com que sej anecessário “uma nova reflexão sobre o inicio dos e-mail profissionais“, defende. Por um lado, devemos mostrar simpatia e compaixão neste período difícil, por outro, não devemos tornar-nos nem intrusivos nem desinteressados.

E ainda que a “intenção seja boa” – de começar um e-mail com um “espero que se encontre bem” – a fórmula nem tanto, reitera a especialista. Para a profissional, é necessário que se comecem a humanizar mais os discursos e e-mails relacionados com o trabalho e que se comece a ter uma preocupação pela pessoa que está a receber a informação.

A especialista decidiu então criar um pequeno conjunto de regras para garantir o sucesso e eficácia de um e-mail profissional. Veja abaixo e tome notas.

Manter-se sincera e espontânea

Antes de mais, é importante saber que não existe uma fórmula verdadeiramente estática – não se deve usar sempre as mesmas palavras em todos os e-mail e para todas as pessoas. O conselho da especialista é o de termos o máximo de espontaneidade e sinceridade possível nas mensagens que enviamos, para não nos tornamos hipócritas nem formatados. Sobre a questão de começar um e-mail com a frase “Como está” ou “Espero que esteja tudo bem consigo”, esta pergunta “não espera uma resposta” e isto poderá dar a impressão de uma distância quando o objetivo é criar proximidade.

Não se tornar intrusiva

Se a situação do envio for excecional, devemos manter-nos apenas profissionais. Sylvie Azoulay-Bismuth sublinha que não é apropriado para um primeiro contacto – nem por email nem por outro meio – dar esta imagem de intrusão. O mesmo deve ser feito a pessoas de quem já não temos novidades há muito tempo.

Comunicar de forma positiva

Outra opção é abandonar simplesmente esta fórmula de circunstância. O que a profissional defende é que devemos parar de falar de saúde, visto que estamos a passar por esta fase complicada e que não há outro tema de conversa que não a saúde – não vale a pena “massacrar” o tema. Mas, para a especialista, ainda é mais importante, para além destas fórmulas, que se mantenha fiável aos olhos dos seus colaboradores. Manter-se sempre positiva, porque outro tipo de e-mails poderão fazer com que se perca a confiança, neste momento de vulnerabilidade, e isso pode ser para sempre.

Implicar o interlocutor na conversa

É importante humanizar o e-mail. E há certas frases que se podem distinguir numa longa mensagem e que irão dar mais alento ao recetor do e-mail. Começar com frases como “o vosso trabalho e a vossa dedicação” vai criar ao interlocutor do e-mail uma sensação de se sentir integrado e feliz, porque há uma implicação da própria pessoa. E isso vai captar a atenção do correspondente. É preciso tentar encaixar uma frase de reconforto, para assegurar que se mostra preocupada com as necessidades de cada um.

Humanizar a despedida

Na despedida de uma mensagem, é importante fazê-lo com carinho, dizendo sempre que “espera que tenhamos novidades suas, espero que esteja tudo a correr bem consigo e com a sua família, espero encontrar-vos em breve”, e mostrar que existe uma preocupação para com o trabalhador.