O e-mail deve incluir as saudações, as ações desejadas para o destinatário e as informações essenciais a serem transmitidas, além de cumprir irrepreensivelmente a ortografia, claro. Pode aprender aqui como evitar clichês ao escrever e-mails.
Tendo cumprido todos aqueles passos com êxito, agora é o momento de escolher a melhor forma de concluir o seu e-mail. Afinal, é a última parte, mas não por isso a menos importante. Como sabemos, a última imagem é sempre a que fica!
Posto isto, de acordo com a Boomerang, que analisou mais de 350 mil e-mails institucionais, como os de atendimento ao cliente da Pidgin, ou académicos, como os da Universidade da Califórnia em Los Angeles, existem algumas saudações finais que registaram uma maior percentagem de respostas, sendo indicadas para e-mails no geral.
Olhando para os resultados, os e-mails concluídos com agradecimentos obtiveram mais respostas, principalmente os que terminaram com “Obrigado desde já”, com 65% de probabilidade de serem respondidos; “Agradeço a ajuda/resposta”, com 63% de probabilidade, e “Muito obrigado”, que registou 57% de respostas. Seguem-se “saudações”, “melhores cumprimentos” e “atenciosamente”.
Se quer uma resposta, deve perguntar de forma adequada. O final do e-mail deve conter algumas informações básicas sobre o remetente, como o seu cargo ou função no trabalho, o nome da empresa para a qual trabalha, o nome e apelido e as informações de contacto.
Antes de escolher a sua despedida, é essencial deixar claro na última frase qual ação o destinatário deve tomar. Precisa de agendar uma reunião? Atender a uma chamada telefónica? Receber comentários sobre algum documento? Esclareça tudo por escrito. O importante nesta parte é que o destinatário não fique com dúvidas.
Por exemplo, de vez em quando, seja no trabalho, na faculdade ou até na escola, deparamo-nos com a necessidade de pedir algo a algum colega ou até um superior. Por isso, é importante utilizar a linguagem certa e adequada ao escrever “pedidos”. “O professor estaria disponível para me ajudar com essa questão?” e “Agradeço que possa orientar-me.” São exemplos de finais de e-mail que dariam um tom mais profissional a um pedido, mantendo-se claro e objetivo.
Para terminar um e-mail em que teve que pedir desculpa, deve, numa primeira fase, considerar se o pedido de desculpa é realmente necessário. Deixou de cumprir algo ou cometeu um erro do qual precisa de se redimir? Se sim, no final do e-mail, deve assumir o erro que cometeu, propor uma solução e pedir desculpa para seguir em frente.
Mediante uma proposta, seja de uma entrevista de emprego ou uma iniciativa de projeto de trabalho nova, para a qual a resposta é, infelizmente (ou não) , uma recusa, o procedimento deve ser diferente. A dúvida aqui é: Como recusar de forma educada? A solução é agradecer, afinal já concluímos que os e-mails têm melhores desempenhos com despedidas finais que agradecem. Deve então recusar a proposta, explicar que não poderá participar ou realizar o pedido e, por fim, esclarecer que se mantém disponível para possíveis futuras propostas.
«Ao seguir essas dicas, muito provavelmente a sua comunicação por e-mails chegará a outro patamar. Lembre-se sempre de manter o seu e-mail profissional e educado, mas demonstrando também a sua personalidade, se quiser.
